Die zunehmende Digitalisierung bietet auch im Bereich der Buchhaltung immer neue Möglichkeiten. So sind bereits das elektronische Fahrtenbuch oder die elektronische Rechnungsstellung Alternativen zu analogen Varianten. Immer wichtiger wird auch die steuerliche Betrachtung des E-Marketings beim heute unumgänglichen Engagement im Internet.

Als Journalist nutzen Sie selbstverständlich das Internet und die sozialen Netzwerke. Die Datenmengen, die dabei weltweit verschickt werden, sind unüberschaubar. Und auch die öffentliche Hand hat mittlerweile erkannt, dass der Internetzugang Vorteile bietet: Angefangen bei der Selbstdarstellung der staatlichen und kommunalen Institutionen bis hin zur elektronischen Steuererklärung. Als Freiberufler können auch Sie einige dieser Vorteile nutzen.

Smarte Helfer, wie etwa elektronische Fahrtenbücher und Rechnungen oder E-Marketing, sind mittlerweile unentbehrlich geworden. Jedoch sollten steuerliche Anforderungen berücksichtigt werden.

Elektronisches Fahrtenbuch                                                                               

Für den Freiberufler sind Fahrten mit dem Pkw oft ein hoher Kostenfaktor. Gehört das Fahrzeug zum – notwendigen oder gewillkürten – Betriebsvermögen, werden üblicherweise zunächst alle Kosten (z. B. Abschreibungen, Leasingkosten, Reparaturen, Benzin und Versicherungen) als Betriebsausgabe geltend gemacht. Anschließend erfolgt dann eine gewinnerhöhende Korrektur um den privaten Nutzungsanteil sowie den nicht abziehbaren Teil (abziehbar nur in Höhe der Entfernungspauschale, also 0,30 € pro Entfernungskilometer) für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Es muss folglich dokumentiert werden, welchen Anlass eine Fahrt hat.

Beliebt waren in der Vergangenheit oft Tabellenkalkulationsprogramme, welche die notwendigen Angaben (u. a. Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder beruflichen Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner sowie Umwegfahrten) auflisteten. Sie wurden allerdings vom Finanzamt nicht akzeptiert, weil insbesondere nachträgliche Änderungen nicht erkennbar waren.

Handschriftliche Aufzeichnungen in geschlossener Form, also keine Loseblattsammlung, erschweren hingegen nachträgliche Manipulationen deutlich. Als Vordruckhefte, die nur noch zeitnah und lückenlos ausgefüllt werden müssen, sind sie in jedem Schreibwarenhandel erhältlich.

Noch praktischer sind elektronische Fahrtenbücher. Doch nicht jedes wird vom Finanzamt anerkannt. Da es kein Zertifizierungsverfahren gibt, ist es empfehlenswert, ein über einen begrenzten Zeitraum geführtes elektronisches Fahrtenbuch dem Finanzamt zunächst zur Prüfung vorzulegen.

Noch einfacher ist die Ein-Prozent-Methode. Dabei wird der private Nutzungsanteil monatlich pauschal mit einem Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs (bei der Erstzulassung; wird daher meist für Neuwagen mit möglichst hohem Anteil an Privatfahrten genutzt) bewertet – vorausgesetzt, der Wagen wird mindestens zur Hälfte beruflich genutzt. Das Führen eines Fahrtenbuches ist dann nicht mehr nötig. Allerdings muss durch formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten der private Nutzungsanteil nachgewiesen werden können. Beträgt dieser Anteil mehr als 90 Prozent, zählt der Pkw zwingend zum Privatvermögen. Die Kosten für berufliche Fahrten können dann etwa wie Werbungskosten entweder mithilfe der Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 € pro gefahrenen Kilometer oder als tatsächliche Kosten steuerlich geltend gemacht werden. Darüber hinaus ist zu beachten, dass – sollte Vorsteuer geltend gemacht worden sein – im Gegenzug der Anteil der Privatfahrten der Umsatzsteuer unterliegt.

E-Marketing

Die Präsenz im Web kann auch Einnahmen generieren, sei es durch eine Bezahlschranke oder durch Werbeeinnahmen, beispielsweise durch Affiliate-Marketing oder Bannerwerbung. Während die Umsätze aus Printmedien in der Regel mit sieben Prozent dem ermäßigten Umsatzsteuersatz unterliegen, werden digitale Produkte – also E-Book oder E-Paper – und Werbeeinnahmen mit 19 Prozent besteuert. Soziale Mikro-Bezahlsysteme – zum Beispiel Flattr – werden vom Finanzamt übrigens nicht als Spenden zur Förderung steuerbegünstiger Zwecke, sondern als Einnahmen aus selbstständiger Tätigkeit angesehen und unterliegen im Allgemeinen der Einkommens- und Umsatzsteuer.

Im weltweiten Netz werden Leistungen meist über Ländergrenzen hinweg angeboten (siehe Google oder Amazon). Erhält der Betreiber einer Website beispielsweise Werbeeinnahmen von einem Unternehmen, das diese Leistung für sein Unternehmen bezogen und seinen Sitz im Ausland, jedoch in der EU hat, geht die Umsatzsteuerschuld gemäß § 3a Umsatzsteuergesetz (UStG) auch auf diesen Vertragspartner über. Der Webseiteninhaber benötigt für den Nachweis der Unternehmereigenschaft des Geschäftspartners dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.); er stellt die Rechnung ohne Ausweis der Umsatzsteuer – allerdings mit der zusätzlichen Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ – sowie der jeweiligen USt-IdNr. aus. Kommt der Auftraggeber aus einem Drittland – also aus dem Ausland außerhalb der EU –, kann der Nachweis der Unternehmereigenschaft beispielsweise mithilfe eines Handelsregisterauszugs oder einer Bestätigung durch die Steuerbehörde erbracht werden. Es empfiehlt sich der Hinweis „nicht im Inland steuerbare Leistung“ in der Rechnung.

Ab dem 01.01.2015 ändert sich zudem die Besteuerung von Kommunikationsdienstleistungen an Nichtunternehmer. Werden zum Beispiel E-Paper oder E-Books an einen Endverbraucher im EU-Ausland verkauft, befindet sich der Leistungsort künftig im Land des Leistungsempfängers. Folglich muss der Umsatzsteuersatz dieses EU-Landes angewendet werden; der Verkäufer bleibt allerdings Schuldner der Umsatzsteuer. Zur Vereinfachung der Besteuerung kann er sich aber beim Bundeszentralamt für Steuern im Rahmen der Sonderregelung „Mini-One-Stop-Shop“ freiwillig registrieren lassen.

Elektronische Rechnung

Rechnungen können in elektronischer Form als Anhang einer Mail oder als Web-Download schnell und günstig verschickt werden. Grundsätzlich sollte der Rechnungsempfänger mit der Übermittlung einer elektronischen Rechnung – also einer Rechnung, die im elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird – einverstanden sein. Das Einverständnis muss allerdings nicht unbedingt schriftlich erfolgen. Seine Zustimmung wird jedoch angenommen, wenn er elektronische Rechnungen stillschweigend akzeptiert.

Die elektronische Version muss, um die Vorsteuer geltend machen zu können, natürlich die gleichen gesetzlichen Voraussetzungen wie die klassische Papierrechnung erfüllen (§§ 14, 14a UStG). Unter anderem müssen die Echtheit der Herkunft (Identität des Rechnungsausstellers), die Unversehrtheit des Inhalts (keine nachträglichen Veränderungen) und die Lesbarkeit der Rechnung (für das menschliche Auge lesbar) gewährleistet sein.

Um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt übermittelt wurde, waren noch vor wenigen Jahren konkrete Technologien (z. B. die qualifizierte elektronische Signatur) vorgeschrieben. Mittlerweile genügt jedoch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Der Empfänger kann dazu beispielsweise die Rechnung mit vorhandenen Unterlagen – wie etwa dem Auftrag oder Vertrag – abgleichen, um sicherzustellen, dass die in Rechnung gestellte Leistung, der Rechnungsausteller sowie die Kontoverbindung korrekt sind. Im Prinzip wird dies auch bei Papierrechnungen geprüft.

Rechnungen als Buchungsgrundlage sind übrigens nach § 14b UStG zehn Jahre aufzubewahren und müssen für diesen Zeitraum die an sie gestellten Bedingungen – also Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit – weiterhin erfüllen. Übersehen wird in diesem Zusammenhang häufig, dass im Falle einer elektronischen Rechnung der Papierausdruck folglich nicht ausreicht:  Den Finanzbehörden muss der Zugriff auf die gespeicherten Daten gewährt werden können. Elektronische Rechnungen müssen daher im Originalzustand auf einen unveränderlichen Datenträger (z. B. eine einmal beschreibbare DVD oder CD) gespeichert werden, sonst trägt in Streitfällen, insbesondere hinsichtlich des Vorsteuerabzugs, der Empfänger der Rechnung das Aufklärungsrisiko.

Fazit

Die elektronischen Helfer können einem Freiberufler das Leben erleichtern, doch bieten sie auch einige Stolpersteine. Prüfen Sie, was Sie wirklich brauchen – und klären Sie Detailfragen im Rahmen einer Steuerberatung. Als DFJV-Mitglied haben Sie die Möglichkeit einer kostenlosen Erstberatung durch das Vertragsbüro des DFJV.

Titelillustration: Esther Schaarhüls

Das Magazin Fachjournalist ist eine Publikation des Deutschen Fachjournalisten-Verbands (DFJV).

Die Autorin Birgit Groschwitz-Fiebig ist Diplom-Volkswirtin (univ.), gepr. Bilanzbuchhalterin (IHK), Certified IFRS Accountant (advanced) und freie Journalistin. Ihr Interesse gilt den interdisziplinären Wirtschaftsthemen. Zuvor arbeitete sie als Abteilungsleiterin einer regionalen Niederlassung (DB Cargo AG) und als Lehrbeauftragte für Makroökonomik an der Hochschule Hof.

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