Buchhaltung steuern – praktische Tipps für freiberufliche Fachjournalisten
Die Buchhaltung gilt gemeinhin als Gegenteil von Kreativität. Doch gibt es auch dort Wahlmöglichkeiten. So kann zwischen vom Gesetzgeber erlaubten Alternativen gewählt werden. Auf diese Weise kann man die Höhe seiner Einkommenssteuer beeinflussen. Verpflegungspauschalen ersetzen das Sammeln von Einzelbelegen und schenken mehr Zeit für kreative Leistungen, die vom Fiskus nur mit dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % belegt werden.
Auch der freiberufliche Journalist, der seinen Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, muss sein Anlagevermögen in einem Verzeichnis führen. Charakteristisch für das Anlagevermögen ist, dass es dauerhaft – also länger als ein Jahr – genutzt werden kann.
Wenn diese Nutzung seinen Wert mindert, gehört es zum sogenannten abnutzbaren Anlagevermögen. Die Anschaffungskosten oder Herstellkosten des abnutzbaren Anlagevermögens werden dann in Form der Abschreibung über die Nutzungsdauer verteilt (§ 253 Abs. 3 HGB und § 7 Abs. 1 und 2 EStG).
Grundstücke oder Finanzanlagen beispielsweise sind nicht abnutzbar und können nur außerplanmäßig – etwa durch Bodenverunreinigungen oder Börsencrash – an Wert verlieren.
Geringwertige Wirtschaftsgüter im IT-Bereich
Alternativ (zwei Wahlrechte) zu dieser Abschreibung über die gesamte Nutzungsdauer gibt es die Abschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG). Dies gilt jedoch nur für Gegenstände des Anlagevermögens, die beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbar sind.
Die beiden Wahlrechte unterscheiden sich zunächst dadurch, dass die Nettoanschaffungskosten bestimmte Werte nicht unter- bzw. überschreiten dürfen. Dazu zählen auch Nebenkosten (z. B. Transport, Versicherung), während Umsatzsteuer, Skonto, Rabatte oder Zuschüsse abgezogen werden.
Das erste Wahlrecht lautet daher: Überschreiten die Nettoanschaffungskosten nicht 410 €, darf im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden. GWG über 150 € sind allerdings in einem Verzeichnis zu führen.
Das zweite Wahlrecht ist unter der Bezeichnung Poolabschreibung bekannt. Wenn man sich dafür entschieden hat, muss diese Poolabschreibung allerdings für alle in einem Jahr gekauften Wirtschaftsgüter einheitlich ausgeübt werden. Dazu wird für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von mehr als 150 € bis einschließlich 1000 € ein Sammelposten im Jahr der Anschaffung gebildet. Dieser Posten wird dann einheitlich über fünf Jahre mit jährlich 20 % abgeschrieben. Dabei ist es egal, welche Nutzungsdauer das einzelne Wirtschaftsgut hat oder ob es nach zwei Jahren beispielsweise verkauft wird. Es verschwindet gewissermaßen in dieser Rechengröße.
Für den (Fach-)Journalisten wird ein Großteil seines Anlagevermögens vermutlich im IT-Bereich liegen. Dabei ist einiges zu beachten. Drucker beispielsweise können nur als Kombigerät, also mit der zusätzlichen Funktion als Kopier- oder Faxgerät, als GWG abgeschrieben werden. Ansonsten gelten sie – wie die Peripheriegeräte Monitor oder Tastatur – als nicht selbstständig nutzbar und müssen gemäß Urteil des Bundesfinanzhofes vom 15.07.2010 über die gesamte Nutzungsdauer abgeschrieben werden.
Wird nun der Computer beispielsweise im Folgejahr mit internen Laufwerken, Grafikkarte, Brenner, Netzwerkkarte, weiterer Festplatte oder zusätzlichem Arbeitsspeicher aufgerüstet – d. h. in seiner Nutzungsmöglichkeit wesentlich verbessert –, handelt es sich um nachträgliche Anschaffungskosten. Diese sind dann ebenfalls sofort abzuschreiben, wenn der PC gemäß dem ersten Wahlrecht abgeschrieben wurde – unabhängig davon, ob letztlich die Gesamtkosten 410 € übersteigen. Wurde dagegen ein Sammelposten aufgrund der Poolabschreibung gebildet, sind die nachträglichen Kosten wiederum in einen Sammelposten des entsprechenden Jahres einzustellen. Das gilt auch dann, wenn nachträgliche plus ursprüngliche Kosten 1000 € überschreiten. Werden aber lediglich defekte Teile ersetzt, sind diese Ausgaben in voller Höhe als Erhaltungsaufwand sofort abziehbar.
Firmware (z. B. BIOS) oder Systemsoftware (z. B. Betriebssysteme) werden in der Regel ohne gesonderte Berechnung zusammen mit dem Gerät verkauft und sind gemeinsam mit der Hardware abzuschreiben. Anwendersoftware, wie etwa Standardprogramme zur Bild- und Textverarbeitung oder die meisten Apps, zählt hingegen zu den immateriellen Wirtschaftsgütern. Obwohl nur bewegliche – also materielle – Güter geringwertige Wirtschaftsgüter sein können, gilt diese Software mit Anschaffungskosten bis zu 410 € als Trivialsoftware und wird als GWG anerkannt. Programm-Updates, die das Programm auf den neuesten Stand bringen, ohne die Funktion erheblich zu erweitern, werden sofort als Erhaltungsaufwand gebucht.
Grundsätzlich gilt: Je höher der gegenwärtige Gewinn und je weniger in diesem Jahr insgesamt abgeschrieben werden kann, desto besser ist es, vom Wahlrecht der Abschreibung sofort in voller Höhe Gebrauch zu machen. Zudem sollte beim Kauf eines Computers, dessen Anschaffungskosten zwischen 410 € und 1000 € liegen, dann nicht die Poolabschreibung über fünf Jahre gewählt werden. Besser wäre es, über die Nutzungsdauer abzuschreiben, die gemäß aktueller Abschreibungstabelle drei Jahre vorsieht.
Verpflegungspauschale für Recherchereisen & Co.
Auch wenn durch das Internet Distanzen schrumpfen, ist es manchmal für den (Fach-)Journalisten notwendig, vor Ort zu sein. Abgesehen von Fahrt- und Übernachtungskosten fallen meist auch höhere Kosten für Speisen und Getränke an. Diese kann aber auch der Freiberufler steuerlich geltend machen.
Seit Januar 2014 gilt die überarbeitete Verpflegungspauschale im Inland. Sie gewährt bei beruflich bedingter Abwesenheit über acht Stunden als eintägige Reise eine Pauschale in Höhe von 12 €. (BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014). Ist die Reise zweitägig ohne Übernachtung, dürfen die Zeiten addiert werden. Bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit dürfen auch hier 12 € angesetzt werden.
Bei einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung werden ebenfalls 12 € jeweils für den Tag der An- und Abreise sowie unverändert 24 € für die Zwischentage mit 24 Stunden Abwesenheit anerkannt. Für Reisen ins Ausland gelten wiederum andere Pauschbeträge (BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütung bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1.1.2015).
Der Verpflegungsaufwand kann maximal für drei Monate in Anspruch genommen werden – es sei denn, es erfolgt eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen. Dann beginnt die Frist neu.
Selbstständige dürfen die Übernachtungskosten im Übrigen nicht pauschal abrechnen, sondern nur den tatsächlichen Aufwand. Enthält jedoch die Hotelrechnung den Zimmerpreis inklusive Frühstück, wird die Verpflegungspauschale um 4,80 € (20 % von 24 €) gekürzt. Um jeweils weitere 9,60 € (40 % von 24 €) wird sie gekürzt, wenn auch Mittag- oder Abendessen eingeschlossen sind. Nur die reine Übernachtungsleistung unterliegt übrigens dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 %, während andere Serviceleistungen – wie beispielsweise das Frühstück – mit 19 % zu versteuern sind. Da ein Vorsteuerabzug aus Pauschalen nicht möglich ist, sollte das Frühstück gesondert in der Hotelrechnung ausgewiesen werden. Somit kann man auch die Vorsteuer geltend machen.
Ermäßigter Umsatzsteuersatz und Urheberrecht
Während Abschreibungen sowie Verpflegungspauschale den Jahresgewinn und somit die Einkommenssteuer beeinflussen können, steht vor allem der (Fach-)Journalist vor dem Problem des korrekten Ausweises der Umsatzsteuer – wenn er nicht die Kleinunternehmerregelung zur Befreiung von der Umsatzsteuer in Anspruch genommen hat.
Der ermäßigte Steuersatz von 7 % wird nur gewährt, wenn der (Fach-)Journalist eigene Urheberrechte veräußert – also persönliche geistige Schöpfungen gemäß Urhebergesetz. Während das reine Weitergeben von Tagesneuigkeiten oder Redigier- und Korrekturarbeiten nicht urheberrechtlich geschützt sind, ist es der Kommentar schon. Zur Vereinfachung dürfen Journalisten grundsätzlich auf ihre Leistungen aus journalistischer Tätigkeit insgesamt den ermäßigten Steuersatz anwenden – es sei denn, sie sammeln ausschließlich Daten wie beispielsweise Börsenkurse oder Sportergebnisse und leiten sie weiter. PR-Tätigkeit wird in der Regel mit 19 % Umsatzsteuer belegt (Abgrenzung journalistischer Arbeitsfelder).
Grundsätzlich trägt die Nebenleistung im Umsatzsteuerrecht gewissermaßen das Schicksal der Hauptleistung. Werden etwa Kosten für öffentliche Verkehrsmittel gemeinsam mit einem journalistischen Beitrag abgerechnet, so sind 7 % anzusetzen.
Was passiert aber, wenn nicht der richtige Umsatzsteuersatz gewählt und die Rechnung damit falsch ausgestellt wurde? Dies zeigt folgendes Beispiel:
300 € (netto) + 21 € (7 % USt) = 321 € (Bruttobetrag der Rechnung)
Das Finanzamt legt als Basis den Bruttobetrag (321 €) zugrunde und errechnet daraus die korrekte gesetzliche Umsatzsteuer:
269,75 € (netto) + 51,25 € (19 %) = 321 € (Bruttobetrag der Rechnung)
Mit anderen Worten: Dem Journalisten verbleiben statt 300 € nur 269,75 € als Nettobetrag und er schuldet Umsatzsteuer in Höhe von 51,25 €.
Vorsichtshalber die Umsatzsteuer in Höhe von 19 % anzusetzen, würde das Problem nur verlagern. Denn der Empfänger der Rechnung darf nur die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Das können aber auch 7 % sein.
Journalisten dürfen übrigens nach § 23 UStG in Verbindung mit §§ 69 ff UStDV die Vorsteuer pauschal mit 4,8 % des Nettoumsatzes ansetzen – vorausgesetzt, der Vorjahresumsatz hat den Grenzwert von 61.356 € nicht überschritten. Eine fehlerhafte Rechnung kann aber unter bestimmten Voraussetzungen und in Abstimmung mit dem jeweiligen Finanzamt berichtigt werden.
Wer sich nicht ganz sicher über die konkrete steuerliche Einordnung ist, sollte einen Steuerberater fragen. Als DFJV-Mitglied haben Sie auch die Möglichkeit einer kostenlosen Erstberatung durch das Vertragsbüro des DFJV.
In Fällen von grundsätzlicher Bedeutung kann übrigens im Vorfeld an das Finanzamt ein Antrag auf verbindliche Auskunft gestellt werden. Die ist allerdings ab einer Bagatellgrenze kostenpflichtig.
Titelillustration: Esther Schaarhüls
Das Magazin Fachjournalist ist eine Publikation des Deutschen Fachjournalisten-Verbands (DFJV).
Die Autorin Birgit Groschwitz-Fiebig ist Diplom-Volkswirtin (univ.), gepr. Bilanzbuchhalterin (IHK), Certified IFRS Accountant (advanced) und freie Journalistin. Ihr Interesse gilt den interdisziplinären Wirtschaftsthemen. Zuvor arbeitete sie als Abteilungsleiterin einer regionalen Niederlassung (DB Cargo AG) und als Lehrbeauftragte für Makroökonomik an der Hochschule Hof.
Vielen Dank für diesen Überblick.
Die Sache mit dem ermäßigten Umsatzsteuersatz findet man so nicht oft und so ausführlich beschrieben. Daß die Sache so eng am Urheberrecht hängt, war mir nicht klar – ich bin aber auch kein Journalist. Da sieht man mal, wie spannend Steuern sein können, auch wenn man sich schon jahrelang damit beschäftigt.