Wie Sie die Moderation für eine Online-Veranstaltung sicher und souverän umsetzen, erfahren Sie aus dem folgenden Auszug aus dem Buch „163 1/2 Impulse für wirkungsvolle, lebendige Online-Meetings“. Hier lesen Sie die Tipps 79 bis 90 zur Gestaltung eines Ablaufplans. 

In der Moderation virtueller Zusammenkünfte geht es um Besprechungen, Verhandlungen, Abstimmungen, um Workshops, Trainings und vieles mehr. Die Moderation dieser Veranstaltungen hat wenig mit der Moderation von Talkshows und Ähnlichem zu tun, in denen es um Unterhaltung, Show, Gags und Entspannung für die Zuschauer geht. Hier geht es vielmehr darum, die Teilnehmenden – wie in der vergleichbaren Präsenzveranstaltung – souverän und sicher durch deine Agenda zu führen. Dazu müssen Online-Events allerdings detaillierter und genauer geplant werden. Das kostet zwar mehr Zeit als die Vorbereitung eines Präsenzformats, aber ein gut durchdachter, erspürter und durchfühlter Ablaufplan gibt dir Sicherheit und die nötige Ruhe.

Moderation | Ablaufplan (= Design) und Didaktik

Bevor du anfängst, kläre für dich: 1. Was ist Sinn und Zweck dieser Veranstaltung? 2. Welches Ziel will ich für oder mit meinen Teilnehmenden erreichen? 3. Wie viel wissen meine Teilnehmer schon zum Thema? 4. Reicht die geplante Zeit für die Erreichung meiner Ziele aus?

Richte jede Phase deiner Veranstaltung an diesen Kriterien aus. Wenn die Zeit knapp scheint, kannst du entweder Ziele streichen oder dich für die Verlängerung der verfügbaren Zeit einsetzen. Sofern du unter Zeitdruck arbeitest, wirst du dich wie in deinen Präsenzveranstaltungen mit weniger guten Ergebnissen abfinden müssen.

Fast jede Online-Veranstaltung besteht im Wesentlichen aus vier Phasen: Einladung der Teilnehmer, Ankommen, Hauptteil und Abschluss. Je nach Thema kann es sinnvoll sein, ein Follow-up – also Folgeveranstaltungen oder Angebote – schon zusammen mit der ersten Veranstaltung zu konzipieren.

Es macht einen Unterschied, ob du es mit dir bekannten Teilnehmenden zu tun hast, welche die Plattform schon kennen, oder mit neuen Teilnehmenden, deren Online-Kenntnisse begrenzt sind und die du nicht einschätzen kannst. Sie brauchen zu Beginn generell mehr Informationen und eine einfühlsamere Einführung.

Moderation| Einladung als gute Vorbereitung

Die Einladung schafft den ersten Eindruck, den deine Veranstaltung auf die Teilnehmenden macht. Mit der Einladung hast du die Chance, das Klima und das Gelingen deiner Veranstaltung positiv zu steuern. Je nach Zielgruppe gilt es, mehr oder weniger Informationen in die Einladung zu schreiben, um damit das zu vermitteln, was Teilnehmer brauchen: Klarheit und Sicherheit.

Teilnehmende, die dich und deine Arbeit schon kennen, wünschen sich Informationen zu Sinn und Zweck der Veranstaltung, zum Thema, zu den (Pausen-)Zeiten und zum erwarteten Ergebnis. Da du die Einladung vermutlich per E-Mail versendest, kannst du je nach Thema schon Informationen, Arbeitsblätter, Vorlagen und Links mitsenden, damit sie sich vorbereiten können.

Neuen Teilnehmenden, von denen du nicht weißt, wie gut sie mit deiner Online-Plattform umgehen können, solltest du grundlegende Informationen zu deiner gewählten Online-Plattform mitsenden. Kurze Tutorials oder Screenshots können ihnen das Ankommen im virtuellen Raum erleichtern und Sicherheit geben. Zeige dich als Person schon hier nahbar, indem du Links zu Website, Videos oder deinen Social-Media-Kanälen mitsendest.

Moderation| Ankommen – lass es langsam angehen

Das Gelingen dieser ersten Phase wirkt sich auf die Atmosphäre deiner gesamten Veranstaltung aus. Je komplexer das Thema, je schwieriger die Teilnehmenden, desto wichtiger ist diese Phase. Erste Übungen bewirken, dass alles Folgende einfacher und schneller funktioniert, da Offenheit und Lebendigkeit getriggert wurden. Mit drei Schritten kannst du die Teilnehmenden »abholen« und ihnen ein Gefühl von Sicherheit vermitteln:

Gestalte das erste Ankommen im Raum locker und informell. Sorge dafür, dass die Teilnehmenden sich willkommen fühlen. Begrüße sie freundlich und nutze die ersten Minuten für lockeren Small-Talk. Vermittele Sicherheit: Gib erste Hinweise zu den gemeinsamen Regeln. Erkläre, wie sie den Chat benutzen können, ihr Mikro leise stellen, die Kamera einrichten oder wie sie sich zu Wort melden können, ob geduzt oder gesiezt wird. Erkläre bei Bedarf die wichtigsten Nutzeroptionen der Online-Plattform.

Mit einer Warm-up-Übung holst du sie mit allen Sinnen in den Raum. Schicke die Teilnehmenden – je nach Größe der Gruppe – mit einer kleinen Aufwärmübung in Zweiergruppen (oder größer) für zehn bis zwanzig Minuten in Break-out-Räume, sofern deine Plattform diese anbietet. Wichtig ist, dass du den Teilnehmenden genau erklärst, was jetzt gleich passieren wird und was sie selbst tun können oder sollten – wir können keineswegs die Funktion der Breakout-Rooms bei allen als bekannt voraussetzen.

Starte mit einer Assoziationsübung oder Frage, die mit deinem Thema zu tun hat. Lass die Menschen sich austauschen und einander (besser) kennenlernen. Danach dürfen sie ihre jeweiligen Partner im Hauptraum vorstellen. Diese Übung wirkt Wunder: die Teilnehmenden sind hellwach und offener, da die aktive Aufgabe ihre Kreativität, Aufmerksamkeit und Lebendigkeit weckt.

Bei weniger Zeit reicht eine Ankommensrunde. Stelle eine interessante Frage zum Thema und gib jedem Teilnehmenden die Möglichkeit, eigene Assoziationen dazu zu nennen. Ein Beispiel: »Denken Sie an ein Tier. Wie würde dieses Tier in unserer jetzigen Situation handeln?«

Nimm Hoffnungen und Befürchtungen ernst. Schicke die Teilnehmenden in Dreier- bis Fünfer-Gruppen für zehn bis fünfzehn Minuten in die Breakout-Räume. Lass sie ihre Hoffnungen und Befürchtungen in Bezug auf diese Veranstaltung sammeln. Danach präsentieren die Gruppen ihre Ergebnisse im Hauptraum. Hier hast du die Gelegenheit, direkt darauf zu reagieren. Du kannst Hoffnungen bestärken, Befürchtungen ausräumen oder sie darauf vorbereiten, dass sie eintreffen werden. Damit können Menschen umgehen. Du kannst den Teilnehmenden Verantwortung dafür übergeben, selbst zum Gelingen der Veranstaltung beizutragen. Du kannst sie beispielsweise bitten, selbst dazu beizutragen, dass keine Langeweile aufkommt, indem sie sich melden, wenn sie bemerken, dass sie abschalten. Oder sich sofort zu melden, wenn sie etwas nicht verstehen oder anders sehen.

Bei großen Gruppen, für die diese Übung zu umfangreich werden würde, gib den Teilnehmenden die Gelegenheit, ihre Hoffnungen und Befürchtungen in den Chat zu schreiben – und gehe dann kurz darauf ein.

Für Online-Veranstaltungen gibt es inzwischen auch eine Menge witziger Kartensets zum In-die-Kamera-Halten, um auf gewisse Dinge wie beispielsweise noch verfügbare Rest-Redezeit oder den Bedarf nach einer Pause online leise aufmerksam zu machen:

Dafür gibt es im Internet eine Menge unterschiedlichster Versionen – teils als Karten zum Kauf oder auch zum Download. Du kannst dir das auch selber gestalten (lassen) und deinen Teilnehmenden vorab zum Ausdruck zusenden oder gleich für dein Unternehmen ein eigenes Kartenset drucken lassen und als Präsent vorab verschicken. So bleibst du länger in den Köpfen und Herzen der Teilnehmenden präsent.

Sobald du deine Online-Veranstaltung aufnehmen willst, brauchst du unbedingt die Zustimmung deiner Teilnehmenden. Entsprechend der DSGVO (= Datenschutz-Grundverordnung) sollte dir diese – juristisch einwandfrei – in Schriftform vorliegen. Ehrlich: Das ist unglaublich fern der Realität. Oft genug bitten Teilnehmende zu Beginn oder auch erst mitten im Meeting darum, doch aufzuzeichnen – dann kannst du keine schriftliche Einwilligung mehr einholen.

Auch wenn es selbstverständlich juristisch strittig ist, so ist ein möglicher Weg, bei der Bitte um Aufnahme zu fragen, ob alle damit einverstanden sind. Dann sollen alle den hochgereckten Daumen in die Kamera halten. Du fertigst davon einen Screenshot, den du dir aufbewahrst.

Wichtig: Zudem bittest du die Teilnehmenden, sofern sie keine Aufnahme wünschen, dir via Privatnachricht im Chat »Ich widerspreche einer Aufnahme« oder kurz »Nein« zu schreiben. So unterliegt keiner dem öffentlichen Gruppendruck – sie können also im Foto den Daumen auch hochgereckt haben. Sobald ein »Nein« im Chat erscheint, sprichst du das gegenüber der Gruppe offen an – natürlich ohne einen Namen zu nennen – und verzichtest selbstverständlich auf die Aufnahme.

Moderation| Hauptteil – du bist kein Alleinunterhalter

Menschen können zwar im Kino oder vor dem Fernseher stillsitzen und konzentriert dabeibleiben. Dort bekommen sie meist mitreißende oder berührende Unterhaltung geboten. Wenn du jedoch keine Unterhaltungsshow machen möchtest und weder Schauspieler noch Alleinunterhalter oder Komiker bist, kannst du unter Beachtung folgender Impulse wirkungsvoll online arbeiten:

• Gestalte die Veranstaltung interaktiv, konstruktiv, situativ belebend und als einen Prozess, zu dem jeder und jede selbst beitragen kann.
• Stelle die Aktivität der Teilnehmenden in den Mittelpunkt – nicht dein Moderationstalent!
• Präsentationen sollten nie länger als zehn Minuten dauern, ohne dass Abwechslung durch Wechsel der Medien, der Kameraposition oder eine Aktivierung stattfindet.
• Vermittele Inhalte überwiegend durch interaktive Übungen in unterschiedlichen Gruppengrößen. Menschen verstehen und lernen viel besser, wenn sie sich Neues durch Ausprobieren oder lebendige Interaktion selbst erarbeiten oder gegenseitig beibringen.
• Setze auf Aktivierungsübungen (siehe Kapitel 7), damit deine Teilnehmenden mit Kopf und Körper anwesend und wach sind – statt nur ihre Augen, Ohren und ihren Verstand zu nutzen.
• Biete Einzelarbeitsaufgaben an, die bei ausgeschalteter Kamera und stummgeschaltetem Mikrofon stattfinden, wenn du Veranstaltungen über einen oder mehrere Tage moderierst.
• Sammle Erkenntnisse, die in den Breakout-Räumen oder in Einzelarbeit entstanden sind, später gemeinsam mit allen im Plenum.
• Gib erfahreneren Teilnehmenden gerne auch mal Links zu Online-Whiteboards wie beispielsweise Miro, Mural, Conceptboard, GoogleDrive und anderen, auf denen sie ihre Ergebnisse zusammentragen können.
• Baue nach maximal neunzig Minuten längere Pausen ein. In Online-Veranstaltungen brauchen Menschen mehr Pausen als in Präsenzveranstaltungen – denn im Homeoffice wollen Hund, Katze, Kinder und Partner versorgt werden und das Essen ist auch keineswegs servierfertig. Frage zwischendurch nach und beobachte, wie es den Teilnehmern geht und ob sie weitere Pausen brauchen. Es ist niemandem damit gedient, wenn die Teilnehmer dir wegen Ermüdung nicht mehr folgen können. Hier gilt es oft, Überzeugungsarbeit bei internen und externen Auftraggebern zu leisten, dass Pausen doppelt so lang wie bei Präsenzveranstaltungen ausfallen sollten.

Moderation| Abschluss – Ende gut, alles gut

Ein gelungener Abschluss rundet die Veranstaltung ab. Lasse deine Teilnehmenden am Ende der Veranstaltung noch einmal zu Wort kommen.

Bedanke dich, erkenne die Teilnehmenden noch einmal wertschätzend an und verabschiede dich mit einem offenen Lächeln. Falls es ein Follow-up gibt, nenne es hier und liefere hierzu die nötigen Informationen.

In der folgenden Abschlussrunde kannst du die Teilnehmenden darum bitten, ihre Erfahrungen und Erlebnisse Revue passieren zu lassen und der Gruppe auf Wunsch mitzuteilen und damit zu verinnerlichen. Gib ihnen maximale Freiheit zu entscheiden, was sie sagen möchten und was bei ihnen bleiben soll. In diesem Moment können sie an ihre Hoffnungen und Befürchtungen erinnert werden und feststellen, dass Hoffnungen erfüllt wurden und Befürchtungen nicht eingetroffen sind. In dieser Abschlussrunde haben sie die Gelegenheit, die Veranstaltung für sich abzurunden.

Wenn es Auftraggebende gibt – du also die verantwortliche Rolle des Moderators hattest –, überlässt du den Veranstaltenden das letzte Wort. Das ist eine Frage des angemessenen Respekts.

Moderation| Follow-up

Manche Veranstaltungen sind Teile einer Veranstaltungsserie oder Planungsmeetings, aus denen sich eine ungewisse Anzahl an Folgemeetings ergeben kann.

Für eine Serie von Online-Events, plane alle Termine bereits vor Beginn der ersten Veranstaltung und gib sie bekannt. So gibst du den Teilnehmenden bereits vorab (Planungs)-Sicherheit.

Auch Planungsmeetings ziehen meist weitere Meetings nach sich. Das können auch unvorhersehbar viele Follow-up-Meetings und Maßnahmen sein. Plane zumindest erste Follow-up-Meetings bereits vor der ersten Veranstaltung, so dass du erste Folgetermine direkt am Ende bekannt geben kannst.

Titelillustration: Esther Schaarhüls

Das Magazin Fachjournalist ist eine Publikation des Deutschen Fachjournalisten-Verbands (DFJV).

Dieser Text ist ein Auszug aus dem Buch „163 1/2 Impulse für wirkungsvolle, lebendige Online-Meetings“ von Sabine Bredemeyer und Bettina Schöbitz, das 2021 im BusinessVillage Verlag erschienen ist.

Die Autorinnen:

Sabine Bredemeyer ist Beraterin und Mentorin für persönliche und unternehmensweite Transformation und Moderatorin für virtuelle und analoge Business-Meetings und Workshops.

Bettina Schöbitz ist Mentorin für den souveränen Auftritt vor Publikum – mit Mikro, Marker und Webcam.

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